Сегодня практически все в экосистеме для бизнеса можно автоматизировать в один-два клика, в онлайн-формате подписывать документы: соглашения, контракты, счета, мед. книжки, различные бланки, страховые полисы, формы налоговой инспекции и мн. др. Разберемся в самых популярных вариантах размещения СЭД: On-Premise и On-Cloud в облаке либо на своем личном сервисе. Поделимся, чем отличаются, что выгоднее, и какое решение подойдет вам.
Что такое On-Premise и On-Cloud
On-premise и Cloud – отличающиеся способы развертывания программных обеспечений (ПО) и хранения данных. Подходят для любого бизнес-проекта.
- On-Premise (облачное решение) – программы, устанавливаемые непосредственно на оборудование клиента. То есть, понадобится купить какое-нибудь ПО (популярен продвинутый бэкдор Kickidler) и получить комплект ПО для установки на свой сервер.
- On-Cloud (серверное решение) – программы, развернутые на удаленном сервере. Нужно будет выбрать тариф и оплатить его. Вместо дистрибутива пользователь получает доступ к уже к установленной облачной версии, которую потребуется лишь настроить.
Плюсы и минусы рассмотрим далее.
Как устроен On-premise: плюсы, минусы, доступные сервисы
On-premise – вариант установки ПО на серверах компании, позволяющий хранить информацию, запускать софты локально, не зависеть от поставщиков, сторонних вендеров.
Преимущества On-premise:
- Возможность контроля и надежное хранение данных – софты функционируют на собственных серверах, доступных исключительно сотрудникам.
- Стабильная работа – компания самостоятельно осуществляет контроль работоспособности дата-центра. При своевременном обслуживании и не допущении перегрузки серверов работа приложения будет стабильна.
Из недостатков стоит выделить:
- Большие затраты на начальном этапе: покупка софта, налаживание инфраструктуры, наем специалистов для обслуживания. Это обойдется недешево.
- Самостоятельное обслуживание оборудования.
Если у компании недостаточно мощностей у дата-центра, нужно будет инвестировать в масштабирование и нанять грамотных специалистов, услуги которых стоят дорого.
Какие сервисы доступны:
- Compass – корпоративный мессенджер для коммуницирования и оптимизации процессов.
- Jira – ПО для управления проектами и мониторинга ошибок – багов.
- Мегаплан —для автоматизации работы с клиентской базой.
- Shtab — российское ПО для управления проектами и компании. Поддерживает такой On-premise перевод данных из Jira, Notion и Trello.
- Teamly — корпоративная программа.
Как устроен On-cloud: преимущества, недостатки, доступные сервисы
On-cloud – облачные продукты, размещаемые и функционирующие на аппаратных мощностях вендера.
Очевидные преимущества:
- Небольшие расходы на старте. Компании нужно зарегистрироваться у поставщика технологий, выбрать тариф и начать работать. Покупать оборудование для серверной нет необходимости.
- Элементарная масштабируемость – настраивать сервера можно самостоятельно, не нанимая сотрудников.
- Экономия за счет отсутствия необходимости обслуживания, так как вендор сам обновляет и защищает сервера. Компания может спокойной сосредоточиться на работе, забыв о технических моментах.
Из минусов стоит выделить:
- Отсутствие возможности самостоятельно защищать данные. За безопасность несет ответственность облачный вендор, придется довериться ему.
- Зависимость от поставщика услуг.
Сервисы, доступные для облака:
- Compass. О нем уже упоминали. Это корпоративный мессенджер, в котором предусмотрена возможность вести переписку в чате, совершать звонки, вести статистику сотрудников и мн. др.
- Trello – инструмент, который поможет управлять проектами. но загвоздка в том, что оплатить его на данный момент в России невозможно. Упомянули его, так как он очень популярный, многофункциональный. Альтернативные варианты – аналогичные сервисы Kaiten и YouGile.
- Google Drive — хранилище данных от Google.
Есть и другие сервисы, но сейчас россияне их не могут оплачивать по причине санкций.
Подойдет ли вам продукт. Если вас устроит готовый типовой сервер и функционал программы, который не изменить, в этом случае – да.
В чем разница разница On-Premise и On-Cloud
| Характеристика | Локальное размещение On-Premise | Облачное решение On-Cloud |
| Краткое определение | Программное обеспечение, устанавливаемое на своем сервере организации. | Развернутая программа на удаленном сервере провайдера. |
| Соответствие требованиям российскеого законодательства | Да. соответствует152-ФЗ «О персональных данных». | Нет, поскольку за данные отвечает поставщик услуг, гарантирующий защиту данных, но наблюдались случаи утечки информации… |
| Кому подойдет | Компаниям, у которых есть специфические требования либо уникальные бизнес-процессы, сложно адаптированные к облачным решениям. | Начинающим компаниям, у которых нет структуры, экономящим ограниченный бюджет, или тестирующим ПО. |
| Стоимость | Покупка лицензии (1 раз). Возможность пользоваться услугами тех. поддержки. | Необходимо оплачивать 1 раз в месяц за пользование хранилищем, серверы и прочую инфраструктуру. Объем памяти ограничен. |
| Управление, контроль | Пользователь самостоятельно управляет всей информацией. | За обновления ПО ответственны поставщики. В найме внутренней ИТ-команды нет необходимости. |
| Уровень защиты данных | Локальная программа обеспечивает безопасность данных, хранит информацию внутри компании. У сотрудников ограниченный доступ к конфиденциальным данным. | Большинство поставщиков сервисов для защиты данных применяют современные средства и оборудование, защищающие информацию, включая ту, которая больше не будет использоваться. Уровень безопасности высокий. |
| Время, требуемое на установку | 3 дня (иногда меньше, если есть необходимое оборудование). | 3 минуты на скачивание и установку утилиты. |
| Скорость получения данных | Моментальная, так как информация хранится на личном сервере. | Быстрая, но не мгновенная, поскольку надо запрашивать доступ к серверу. |
Какой формат поставки выбрать?
Обе рассматриваемые системы электронного документооборота решают бизнес-задачи и хранят информацию. Перед выбором и внедрением ответьте себе на такие вопросы:
- Сколько финансовых средств компания может инвестировать?
- Какая защита данных нужна, максимально безопасная, можете ли ее обеспечить ее самостоятельно?
- Как вам удобно оплачивать услуги – один раз или систематически?
- Как часто планируете делать запросы на предоставление услуг подрядчика?
- Какая система требуется, масштабируемая или индивидуально настраиваемая?
- Имеется ли помещение под установку серверного оборудования?
Выбирая вариант для вашего бизнеса ориентируйтесь на его ключевую задачу, текущие потребности с точки зрения документооборота, скорости развития, учитывайте приоритеты деятельности, качество технической поддержки. В заключение уточним, кому нужен On-Premise: тем, кто хочет создать закрытое и надежное хранилище данных на своем оборудование. Кому подойдет облачный вариант On-Cloud? Например, вам, если хотите сэкономить бюджет и уверены в поставщике СЭД. В целом, оба решения актуальны для бизнеса.
